Vanaf 1 mei 2019 vervalt de oude vzw-wet van 1921. Vanaf dan geldt het nieuwe Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (WVV). Het grootste deel van de wet gaat over vennootschappen maar ook voor vzw’s zijn er diverse wijzigingen. De grote lijnen zijn de volgende:

1. Een nieuwe definitie van de vzw

VZW: “Art. 1:2. Een vereniging wordt opgericht bij een overeenkomst tussen twee of meer personen, leden genaamd. Zij streeft een belangeloos doel na in het kader van één of meer welbepaalde activiteiten die zij tot voorwerp heeft. Zij mag rechtstreeks noch onrechtstreeks enig vermogensvoordeel uitkeren of bezorgen aan de oprichters, de leden, de bestuurders of enig andere persoon behalve voor het in de statuten bepaald belangeloos doel. Elke verrichting in strijd met dit verbod is nietig.”

Feitelijke vereniging : “Art. 1:6. § 1. De feitelijke vereniging is een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid beheerst door de overeenkomst tussen partijen.” 

2. Winst mag, maar geen winstuitkering of vermogensvoordeel

Verenigingen mogen alle activiteiten verrichten, van welke aard dan ook – en dus ook commerciële activiteiten. Winst maken mag enkel in functie van het belangeloos doel van de vereniging. Vzw’s mogen bovendien geen winst of vermogensvoordeel uitkeren, niet rechtstreeks en niet onrechtstreeks!

Met onrechtstreekse uitkering van een vermogensvoordeel bedoelt de wet elke verrichting waardoor de activa dalen of passiva stijgen en waarvoor de vzw geen tegenprestatie ontvangt of een tegenprestatie die te laag is in verhouding tot de waarde van haar prestatie. Dit gaat vb. over extravagante kosten, opgenomen in de resultatenrekening vóór resultaatsberekening.

Dit belet niet dat de vzw voor haar leden gratis diensten levert die passen binnen haar doel.

Let wel op. Alhoewel vzw’s volgens de nieuwe wet onbeperkt commerciële activiteiten mogen opzetten en winst maken in functie van het doel van de vereniging, kijkt de fiscale administratie met een andere blik! De fiscale regelgeving vereist nog steeds dat de “commerciële” activiteiten een bijkomstig karakter hebben om onder de rechtspersonenbelasting te blijven vallen, zo niet zal de vereniging onder de vennootschapsbelasting vallen.

3. Een vzw oprichten kan met twee

Volgens de huidige wetgeving moet men nog met minstens 3 zijn om een vzw op te richten. Deze voorwaarde vervalt in de nieuwe wet zodat 2 personen zullen volstaan. Het bestuur moet uit 3 personen bestaan, natuurlijke of rechtspersonen, tenzij er uiteraard slechts twee leden zijn.

De wet vermeldt wat de vorm van de oprichtingsakte is en wat deze moet bevatten. 

4. Openbaarmakingsformaliteiten

Op de griffie van de ondernemingsrechtbank van de zetel van de vzw, wordt voor iedere rechtspersoon een dossier gehouden (verenigingsdossier). KB’s zullen nog verder bepalen onder welke vorm dit moet.

De vzw wordt ook ingeschreven in het rechtspersonenregister, onderdeel van de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Als vzw ben je ook verplicht bepaalde vermeldingen op te nemen. Zo moeten alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, websites en andere stukken, al dan niet in elektronische vorm, uitgaande van de vzw de volgende gegevens vermelden:

de naam van de vzw, de rechtsvorm (voluit of afgekort), de nauwkeurige aanduiding van de zetel van de vzw, het ondernemingsnummer, het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, gevolgd door de vermelding van de rechtbank van de zetel van de vzw, het e-mailadres en de website van de vzw (als die er zijn), en in voorkomend geval, het feit dat de rechtspersoon in vereffening is. 

5. Algemene Vergadering en Bestuur kunnen evenveel leden tellen

De Algemene Vergadering moet niet langer uit meer leden bestaan dan de Raad van Bestuur. Beide kunnen dus evenveel leden hebben. 

6. Algemene Vergadering

Voor de uitnodiging van de Algemene Vergadering zal de oproepingstermijn verlengd worden van 8 naar 15 dagen.

Tenzij de statuten anders bepalen, heeft ieder lid op de Algemene Vergadering een gelijk stemrecht.

Tijdens een ‘gewone’ Algemene Vergadering licht het bestuursorgaan de financiële toestand en de uitvoering van de begroting toe. Na de goedkeuring van de jaarrekening beslist de Algemene Vergadering over de kwijting van de bestuurders en eventueel commissaris.

Voor bepaalde beslissingen wordt een ‘buitengewone’ Algemene Vergadering samen geroepen, bijv. als het gaat om statutenwijzigingen. Om te kunnen beslissen over een statutenwijziging moeten ten minste 2/3e van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Hiervan moet 2/3e akkoord zijn.

Indien geen 2/3e van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is op de Algemene Vergadering is een tweede bijeenroeping nodig, minstens 15 dagen later. Deze Algemene Vergadering kan op geldige wijze beslissen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden.

Opgelet: indien de statutenwijziging betrekking heeft op het voorwerp of belangeloos doel van de vzw, is zij alleen aangenomen wanneer ze 4/5e van de uitgebrachte stemmen heeft verkregen (onthoudingen worden niet meegerekend). 

7. Raad van Bestuur wordt ‘bestuursorgaan’ of het ‘bestuur’

De term ‘Raad van Bestuur’ wordt vervangen door het ‘bestuursorgaan’ of het ‘bestuur’. De wet bevat ook de mogelijkheid dat bestuurders andere bestuurders coöpteren, wanneer een mandaat komt open te staan voor het einde van dat mandaat (tenzij de statuten dit uitsluiten). De eerstvolgende Algemene Vergadering zal dan deze vervanging moeten bevestigen. De gecoöpteerde bestuurder volbrengt dan het mandaat van zijn voorganger. Als de Algemene Vergadering de vervanging niet bevestigt eindigt het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder na deze Algemene Vergadering.

Nieuw is ook dat er voor het bestuursorgaan een schriftelijke besluitvorming wordt voorzien. Bij éénparigheid van stemmen zal er schriftelijk kunnen beslist worden en hoeven de bestuurders niet meer fysiek samen te komen (met uitzondering van de besluiten waarvoor de statuten deze mogelijkheid uitsluiten).

De verslagen van het bestuur worden ondertekend door de voorzitter en de bestuurders die erom verzoeken. 

8. Dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur krijgt een duidelijkere opdracht. De opdracht van het dagelijks bestuur en haar relatie met het bestuursorgaan worden concreter omschreven in de wet. 

9. Bestuurdersaansprakelijkheid

Elke bestuurder of dagelijks bestuurder is tegenover de vzw verplicht om zijn taak behoorlijk te vervullen. Zij zijn ook aansprakelijk voor fouten begaan in de uitoefening van hun opdracht (een omschrijving van deze fouten staat in de wet). Deze aansprakelijkheid wordt echter beperkt, wanneer het over lichte fout of onachtzaamheid van de bestuurder gaat, tot:

  • € 125.000 voor rechtspersonen met een gemiddelde jaaromzet van minder dan € 350.000 (exclusief BTW) en een gemiddeld balanstotaal van maximum € 175.000
  • € 250.000 voor rechtspersonen met een gemiddelde jaaromzet van minder dan € 700.000 (exclusief BTW) en een gemiddeld balanstotaal van maximum € 350.000
  • € 1.000.000 voor rechtspersonen met een gemiddelde jaaromzet van minder dan € 9.000.000 ) en een gemiddeld balanstotaal van maximum € 4.500.000
  • Enz…

De maximale bedragen gelden voor alle bedoelde personen samen. Zij gelden per feit of geheel van feiten dat aanleiding kan geven tot aansprakelijkheid, ongeacht het aantal eisers of vorderingen.

Maakte de bestuurder echter een zware fout, dan is hij onbeperkt aansprakelijk. 

10. Het Huishoudelijk Reglement wordt Intern Reglement

Het bestuursorgaan kan een Intern Reglement uitvaardigen mits statutaire machtiging. Het Intern Reglement en elke wijziging daarvan moet aan de leden worden meegedeeld.

De statuten bevatten een verwijzing naar de laatste goedgekeurde versie van het Intern Reglement. Het bestuursorgaan kan deze verwijzing in de statuten aanpassen en openbaar maken. 

11. Vertegenwoordiging van de vzw naar derden

Het bestuursorgaan vertegenwoordigt de vzw (ook in rechte). De statuten kunnen aan één of meer bestuurders de bevoegdheid verlenen om de vzw alleen of gezamenlijk te vertegenwoordigen.

De statuten kunnen aan deze vertegenwoordigingsbevoegdheid ook beperkingen aanbrengen (geldt niet t.a.v. derden).

Dagelijks bestuur:

De statuten kunnen ook bepalen dat het bestuursorgaan het dagelijks bestuur van de vzw, alsook de vertegenwoordiging van de vzw, kan opdragen aan één of meer personen, die elk alleen, gezamenlijk of als college optreden (geldt t.a.v.derden).

De vzw is dus verbonden door de handelingen van het bestuursorgaan, van de dagelijks bestuurders en van de bestuurders die de bevoegdheid hebben om de vzw te vertegenwoordigen.

Dit betekent dat een medewerker niet zomaar de vzw kan vertegenwoordigen. Het bestuursorgaan zal voor die medewerker een volmacht moeten opmaken waarin vermeld wordt welke bevoegdheden gedelegeerd worden. 

12. ‘Kleine vzw’s’ en ‘micro-vzw’s’

De wet voert nieuwe definities in voor ‘kleine vzw’s’ en ‘micro-vzw’s’. Deze zijn vooral van belang voor het soort boekhouding dat je zal moeten voeren. 

Kleine vzw’s zijn vzw’s die niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):

  • jaargemiddelde van het aantal werknemers: max 50 VTE
  • jaaromzet (excl. BTW): 9 000 000 euro
  • balanstotaal: 4 500 000 euro

Microvzw’s zijn kleine vzw’s die niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):

  • jaargemiddelde van het aantal werknemers: max 10 VTE
  • jaaromzet (excl. BTW): 700 000 euro
  • balanstotaal: 350 000 euro 

Er is in de wet geen sprake meer van ‘grote vzw’s’, wel van ‘andere dan kleine vzw’s’.

Jaarrekening:

Kleine vzw’s kunnen hun jaarrekening opmaken volgens een vereenvoudigd model (zal bepaald worden bij KB) indien op balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar, niet meer dan één van de volgende criteria worden overschreden:

  • een jaargemiddelde van max 5 werknemers
  • in totaal 334 500 euro aan andere dan recurrente ontvangsten (excl. BTW)
  • in totaal 1 337 000 euro aan bezittingen
  • in totaal 1 337 000 euro aan schulden

Kleine vzw’s kunnen hun jaarrekening opmaken volgens een verkort schema en microvzw’s volgens een microschema (moet nog bij KB bepaald worden).

Andere dan kleine vzw’s moeten één of meer commissarissen belasten met de controle van de financiële toestand, van de jaarrekening en van de regelmatigheid in het licht van de wet en van de statuten, van de verrichtingen die in de jaarrekening moeten worden vastgesteld. De commissaris wordt door de Algemene Vergadering benoemd.  

13. UBO

Ook de verplichting van vzw’s om haar uiteindelijke begunstigden te registreren in het daarvoor voorziene UBO-register is opgenomen in de nieuwe wet. 

Timing

Wat de inwerkingtreding van de nieuwe vzw-wet betreft:

  • voor nieuwe vzw’s treedt het wetboek op 1 mei 2019 in werking.
  • voor bestaande vzw’s wordt de wet van toepassing op vanaf 1 januari 2020, voor wat betreft de regels van dwingend recht (waaronder de regels rond bestuurdersaansprakelijkheid).

Bestaande vzw’s mogen zich wel al vanaf 1 mei 2019 vrijwillig aan de wet aanpassen. De statuten moeten in ieder geval uiterlijk op 1 januari 2024 in regel zijn met de nieuwe wetgeving.